Rome Future Week è una settimana di eventi diffusi dedicati al futuro della città, costruita insieme a imprese, associazioni, startup, università, enti culturali, scuole, istituzioni e community. Non è un evento con un unico palco centrale, ma un palinsesto distribuito in tante location diverse della città e del territorio vicino.
Dal 21 al 27 settembre 2026.
Il tema è “Materia Prima”. È la chiave narrativa che unisce tutti gli eventi della settimana e invita a riflettere su ciò che rende possibile la trasformazione, come competenze, relazioni, attenzione, cura, conoscenza e progettualità.
Rome Future Week non porta in città un programma già chiuso, ma costruisce il programma insieme alla città. L’idea è valorizzare ciò che già esiste, connettere esperienze diverse e trasformarle in un racconto collettivo del futuro.
No. Per Rome Future Week l’innovazione non è solo tecnologia. Può riguardare anche lavoro, cultura, salute, educazione, creatività, ricerca, società, architettura e trasformazione urbana.
Possono candidare un evento aziende, associazioni, startup, enti culturali, scuole, università, centri di ricerca, professionisti e organizzazioni che vogliono portare un contenuto coerente con lo spirito della manifestazione.
Talk, panel, workshop, mostre, convegni, hackathon e altri format coerenti con Rome Future Week.
No. L’importante è che il contenuto sia coerente con il tema dell’edizione e con uno dei filoni del programma.
Seleziona il filone che meglio rappresenta il contenuto e l’obiettivo del tuo evento. Se hai dubbi, il team può supportarti nell’orientamento.
Sì. Ogni evento deve inserirsi nel racconto comune dell’edizione 2026, pur mantenendo la propria identità e il proprio taglio specifico.
Puoi proporre sia un appuntamento agile e mirato sia un evento più strutturato su mezza giornata, una giornata intera o più giorni.
È fortemente consigliato. Rome Future Week valorizza eventi con un obiettivo chiaro, un format comprensibile e una componente di partecipazione, confronto o networking.
No. Entro la prima scadenza è sufficiente caricare una bozza dell’evento con almeno le informazioni principali. La candidatura completa va finalizzata entro la scadenza successiva fissata al 30 luglio.
Per la bozza sono sufficienti titolo e descrizione provvisoria, sapendo che tutti i dati principali potranno essere aggiornati in seguito.
La richiesta di pubblicazione va inviata entro la scadenza finale fissata al 30 luglio.
No. Le candidature vengono revisionate progressivamente dal team. L’organizzatore riceverà una comunicazione via email quando l’evento sarà approvato e pubblicato.
No. Se la richiesta è stata inviata correttamente, l’evento entra in coda di revisione. Il team invierà riscontro appena possibile.
Dal sito di Rome Future Week, entrando nella piattaforma e cliccando su “Candida il tuo evento”. Dopo la registrazione, puoi accedere all’area personale e creare il tuo evento nella sezione “I miei eventi”.
Devi creare un account inserendo i tuoi dati, impostare una password tramite email e completare la verifica del profilo con un codice inviato via SMS.
Sì. Serve a validare l’account e a garantire maggiore controllo e sicurezza sulle candidature.
Per avviare la candidatura è necessario caricare almeno una prima bozza dell’evento entro il 30 giugno 2026. La scheda potrà poi essere completata e aggiornata fino al 30 luglio 2026, termine entro cui dovrà essere finalizzata e inviata la richiesta di pubblicazione nel programma ufficiale di Rome Future Week®.
Sì. Se non hai ancora tutti i dati pronti, puoi salvare il tuo evento in bozza e completarlo in un secondo momento.
Tra le informazioni richieste ci sono titolo, location, indirizzo, format, giornata o giornate, orario di inizio, lingua, modalità di accesso, descrizione, filone tematico e speaker.
Sì. Prima di completare la candidatura devi scaricare, firmare e ricaricare la manleva, oltre a leggere con attenzione i documenti messi a disposizione in piattaforma.
Deve essere inserito con prefisso internazionale, per esempio +39, senza spazi.
È meglio evitarli. Alcuni caratteri speciali possono non essere letti correttamente dalla piattaforma e rendere necessaria una correzione manuale.
Il titolo può avere massimo 50 caratteri. Se è troppo lungo rischia di essere tagliato.
La descrizione può avere massimo 2.000 caratteri.
Deve essere scritta soprattutto per il pubblico. Deve spiegare in modo chiaro cosa succede, a chi è rivolto l’evento e perché partecipare.
Puoi inserire fino a 10 speaker, indicando nome, cognome, ruolo e link LinkedIn.
Di base non c’è alcuna fee per candidare un evento. Restano a carico dell’organizzatore i costi di produzione del proprio evento.
Tutti i costi legati all’organizzazione del singolo evento, per esempio location, allestimenti, service tecnico, ospitalità, personale, materiali, eventuali assicurazioni o permessi, se necessari.
No. Rome Future Week mette a disposizione la piattaforma, il contesto, gli strumenti comuni e la comunicazione generale della manifestazione, ma l’organizzazione operativa del singolo evento resta in capo all’organizzatore.
Per completare la candidatura devi indicare la location e l’indirizzo dell’evento. Prima di inserire uno spazio, è necessario contattare direttamente la struttura e ricevere conferma della sua disponibilità. Se non hai ancora individuato una sede, puoi consultare le location presenti in piattaforma e prendere contatto con quelle più adatte.
Rome Future Week può facilitare l’incontro tra organizzatori e location, ma tutti gli accordi operativi, tecnici ed economici restano diretti tra organizzatore e struttura ospitante.
Sì. Puoi usare una tua location abituale o uno spazio con cui collabori già.
Sì. Alcune location candidate hanno dato disponibilità a titolo gratuito, altre a condizioni agevolate per la settimana dell’evento.
No. La Call for Location si è già chiusa.
Sì, purché la location sia entro circa 20 o 30 km da Roma. Questo limite serve anche per una corretta gestione e visualizzazione degli eventi nella mappa della manifestazione.
No. Prima di inserire una location in piattaforma devi averla contattata direttamente e aver ricevuto conferma della disponibilità per data, orario e condizioni dell’evento.
No. Rome Future Week può facilitare l’incontro e mettere a disposizione una lista di location, ma accordi, conferme, costi e aspetti tecnici restano tra organizzatore e location.
No. La lista indica disponibilità e condizioni comunicate dalle location, ma non mostra le disponibilità live. Prima di candidare l’evento, devi sempre contattare direttamente la location.
Contatta il team RFW e segnala il caso. Le condizioni finali vanno comunque definite direttamente con la location.
Puoi consultare la lista in piattaforma e contattare direttamente gli spazi più adatti. Se hai difficoltà, puoi scrivere al team per un supporto di orientamento.
No. Gli eventi candidati al programma di Rome Future Week® devono svolgersi in presenza. È comunque possibile prevedere anche la trasmissione in streaming, affiancandola alla partecipazione dal vivo.
Sì. Gli eventi devono svolgersi in presenza, ma possono prevedere anche una componente online, come la trasmissione in streaming o il collegamento da remoto di alcuni partecipanti o relatori.
Sì. L’evento può essere a ingresso libero oppure gratuito con registrazione.
Sì. In questo caso dovrai inserire un link esterno per la registrazione o l’acquisto del biglietto.
Sì. In piattaforma puoi specificare eventuali limitazioni di accesso, per esempio per minori o animali, e l’eventuale dress code.
È fortemente consigliato usare la piattaforma RFW per gli eventi gratuiti. Così l’esperienza utente resta più chiara e puoi monitorare iscritti, conferme e comunicazioni da un unico punto.
Per gli eventi a pagamento devi inserire un link esterno verso una piattaforma che gestisca registrazione, pagamento ed eventuale fatturazione.
Per gli eventi gratuiti con registrazione, la raccolta delle iscrizioni avviene direttamente sulla piattaforma di Rome Future Week. Per gli eventi a pagamento, invece, devi inserire un link esterno di registrazione.
Sì. Puoi impostare numero di posti disponibili, apertura e chiusura prenotazioni per ciascun evento.
Sì. Se l’evento va sold out o hai bisogno di aggiornare la disponibilità, puoi farlo in autonomia dalla tua area riservata.
Sì. I dati raccolti attraverso la piattaforma saranno disponibili nel backend dell’organizzatore.
Per comunicazioni inerenti all’evento, come aggiornamenti logistici, materiali preparatori o informazioni utili alla partecipazione, nel rispetto dell’informativa privacy e dei documenti di piattaforma.
Sì. Gli utenti registrati possono visualizzare in un’unica agenda tutti gli eventi a cui si sono iscritti.
Non necessariamente. Per compensare il fisiologico no-show, il team consiglia di prevedere una disponibilità leggermente superiore alla capienza, indicativamente del 30-40%, salvo vincoli di sicurezza o indicazioni specifiche della location.
Devi inserire i ticket disponibili per ciascuna giornata, non il totale complessivo dell’evento.
In generale conviene tenerle aperte il più a lungo possibile, anche fino a poche ore prima dell’evento. Ha senso chiuderle prima solo se la location richiede la lista partecipanti con anticipo o se ci sono esigenze organizzative specifiche.
La piattaforma consente di scegliere diverse chiusure anticipate, per esempio 72, 48, 24, 12, 8, 4 o 2 ore prima dell’evento.
Dalla sezione “I miei eventi”, cliccando su “Prenotazioni”. Da lì puoi vedere lo stato delle iscrizioni e monitorare confermati, non confermati e cancellati.
Sì. Puoi esportare la lista in CSV o Excel e usarla per comunicazioni strettamente legate all’evento.
Sì. Puoi modificare il tuo evento anche dopo la pubblicazione, ma entro la scadenza che verrà comunicata dal team.
In caso di cambi orario, speaker o location puoi aggiornare direttamente l’evento in piattaforma, anche dopo la pubblicazione. Ma ogni variazione sostanziale dell’evento deve essere comunicata direttamente e tempestivamente agli iscritti e la responsabilità è dell’organizzatore.
No. La gestione ordinaria delle modifiche avviene in autonomia dalla tua area riservata.
Puoi modificare titolo, location, indirizzo, data, orario, descrizione, ambito, tipologia di accesso, numero di ticket e speaker.
Sì. Anche dopo la richiesta di pubblicazione puoi modificare diversi campi dalla tua area riservata.
No, o comunque non bisogna darlo per scontato. Se fai modifiche rilevanti, come cambio data, orario, location o contenuto, devi avvisare direttamente gli iscritti.
Una modifica che può incidere sulla partecipazione: cambio location, cambio data, cambio orario importante, annullamento, modifica radicale del titolo o del tema dell’evento.
Sì, se necessario. È però fondamentale aggiornare tempestivamente la piattaforma e avvisare direttamente tutti gli iscritti, per evitare che le persone si presentino a un evento non più confermato.
Sì. In piattaforma puoi caricare per ogni speaker nome, ruolo e organizzazione.
Sì. Gli sponsor del singolo evento possono essere gestiti direttamente dall’organizzatore.
No. La gestione degli sponsor del singolo evento resta autonoma.
Eventuali attività di vendita devono essere gestite dall’organizzatore nel rispetto della normativa, della documentazione necessaria e delle regole della location. La responsabilità resta in capo a chi organizza l’evento.
Sì. Tutti gli eventi selezionati entrano nel programma ufficiale. In parallelo, Rome Future Week attiverà una comunicazione generale della manifestazione.
Muoversi in anticipo, usare tutti i canali disponibili, creare save the date e materiali speaker, coinvolgere i relatori nella comunicazione, fare recall in prossimità dell’evento e taggare sempre i canali ufficiali di Rome Future Week.
Sì. Per mantenere coerenza visiva tra tutti gli eventi, ogni organizzatore deve rispettare le linee guida creative dell’edizione.
Sì. Il team metterà a disposizione loghi, mediakit, template, prompt e indicazioni operative per creare materiali coerenti con l’identità visiva di Rome Future Week.
Sì, purché rispetti le linee guida grafiche condivise dal team.
Sì. È prevista una guida operativa con i principi fondamentali e le indicazioni pratiche per candidare e gestire il proprio evento.
Sì. Sono previsti pacchetti Boost opzionali per chi vuole dare al proprio evento una visibilità più forte e mirata sui canali Rome Future Week.
No. È una scelta facoltativa.
Il prima possibile, idealmente subito dopo la pubblicazione dell’evento. Attivarlo troppo a ridosso della data riduce il potenziale della promozione.
Può essere utile soprattutto per eventi su cui hai investito molto in contenuti, ospiti, posizionamento o community e per cui vuoi una spinta di visibilità più forte rispetto alla presenza standard nel programma.
No. Se intendi realizzare foto o video e usarli successivamente, devi gestire tu le relative liberatorie.
La manleva, l’informativa privacy e tutti i documenti disponibili in piattaforma, perché definiscono regole, responsabilità e corretto utilizzo dei dati e dei materiali.
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No, è sconsigliato e non rientra nelle finalità della registrazione. Se sponsor o partner vogliono raccogliere contatti, possono farlo direttamente durante l’evento, chiedendo un consenso specifico ai partecipanti.
Sì, solo per comunicazioni inerenti all’evento, per esempio conferme, aggiornamenti logistici o variazioni importanti.
No. La manleva non è necessaria per il semplice salvataggio in bozza. Deve però essere caricata completa prima della richiesta di pubblicazione.
Va caricata tutta la manleva, non solo l’ultima pagina firmata. Se il documento è incompleto, il team dovrà richiedere un’integrazione.
Verifica che il file sia in PDF, completo e non troppo pesante. Se il problema persiste, scrivi a partecipa@romefutureweek.it indicando nome organizzatore, titolo dell’evento e problema riscontrato.
La SIAE e ogni eventuale autorizzazione collegata all’evento sono a carico dell’organizzatore.
No. Ogni permesso, autorizzazione, licenza, assicurazione o adempimento specifico resta in capo all’organizzatore, in base alla natura dell’evento e alle richieste della location
Puoi contattare il team di Rome Future Week scrivendo a partecipa@romefutureweek.it .
Sì. Il team è disponibile anche per momenti di approfondimento dedicati, in base alle necessità dell’organizzatore.
