La quarta edizione di Rome Future Week® ha riunito 476 eventi in una settimana, con 40 iniziative organizzate e gestite direttamente dal team di SCAI che lavora dietro le quinte del festival. Un’esperienza che ha messo alla prova la capacità di organizzazione, il project management e l’uso di strumenti digitali dell’agenzia eventi.

Dietro il futuro? C’è SCAI Comunicazione. Per la Rome Future Week® 2026 la nostra agenzia di eventi a Roma ha coordinato un cartellone amplissimo di appuntamenti, curando la produzione di eventi con esigenze diverse e rivolti a pubblici differenti, oltre alla realizzazione diretta di 40 iniziative.

Un lavoro complesso, sviluppato nel corso dei mesi in parallelo su entrambi i livelli, mentre proseguiva l’impegno continuativo dell’agenzia sugli altri progetti interni, sulle nuove tappe di Future Week nelle principali città italiane e, naturalmente, sui progetti dei nostri clienti.

Produzione di eventi complessi e coordinamento di un festival diffuso

Il cartellone di Rome Future Week® nasce dal contributo di organizzatori autonomi, aziende, istituzioni, università e associazioni. Coordinare questa partecipazione significa offrire un riferimento comune a chi propone un evento all’interno dello stesso programma, seguire l’inserimento delle informazioni in piattaforma e accompagnare la promozione delle iniziative dall’inizio alla fine.

Durante la quarta edizione appena conclusa, a questa attività di organizzazione si è aggiunta la progettazione e la produzione diretta di 40 iniziative affidata a SCAI. Un lavoro che ci ha coinvolti nella definizione dei format, nel rapporto con i partner, nella scelta delle location e nella gestione della logistica e delle attività organizzative prima, durante e dopo ogni evento. Quaranta progetti da seguire a tutto tondo, differenti tra loro per esigenze e target, da organizzare nell’arco della stessa settimana.

Per rendere evidente la complessità di questo lavoro, un hackathon necessita di tempi adeguati per i gruppi coinvolti e di condizioni che permettano di sviluppare e presentare i progetti realizzati; un concerto richiede attenzione alle esigenze degli artisti, al service e alla gestione dei flussi del pubblico; un incontro istituzionale implica il rispetto di procedure di invito e vincoli di programmazione specifici.

Passare da un format all’altro, anche nella stessa giornata, richiede esperienza, competenze specifiche e la capacità di pianificare e organizzare ogni attività in maniera condivisa.

Tra le produzioni che hanno visto SCAI protagonista ci sono stati i Future Hub Origin, dedicato alle startup, Neura, sull’intelligenza artificiale, e Frame, sul cinema e l’audiovisivo. Lavorare su un hub significa costruire un programma articolato in più appuntamenti, garantirne la continuità e creare le condizioni per favorire l’incontro tra i partecipanti. La progettazione considera anche i tempi delle conversazioni, le pause e la possibilità di trattenersi nello spazio tra un’attività e quella successiva.

Le iniziative per gli sponsor hanno richiesto un ulteriore lavoro di adattamento. Data Hunt, realizzato con BNL BNP Paribas, ha utilizzato una challenge per mettere in relazione giovani interessati a IT, dati e intelligenza artificiale con il contesto professionale della banca. Il Talent Day di FiberCop ha creato un momento di orientamento e confronto con l’azienda e i suoi recruiter. In entrambi i casi, la produzione doveva rispondere a un obiettivo preciso del partner e coinvolgere il pubblico più adatto.

Anche il programma della Rome Future Night ha ampliato le esigenze organizzative, attraverso la collaborazione con i locali e la gestione delle due serate principali. Musica, arte, cultura e innovazione hanno trovato spazio in contesti serali, dove gli incontri potevano proseguire in modo più informale. Questa multidisciplinarietà ha richiesto di lavorare con operatori e modalità di accesso diversi da quelli previsti per un convegno o un workshop.

Gestione di team, collaboratori e fornitori per grandi eventi

La squadra di lavoro ha coinvolto 25 persone del team SCAI, circa 40 collaboratori tra videomaker, fotografi, hostess e altre figure operative, 150 volontari e più di quaranta fornitori per la stampa, gli impianti, il service e i servizi di produzione.

Con così tante persone e organizzazioni coinvolte, una parte consistente del lavoro riguarda la circolazione delle informazioni. Un cambiamento di orario può incidere sul turno di accoglienza, sulla disponibilità del fotografo o sull’arrivo del service. Una modifica al programma può richiedere l’aggiornamento del sito e delle comunicazioni agli iscritti. Per chi segue il singolo evento si tratta di un’informazione circoscritta, mentre per chi coordina l’intera settimana può avere conseguenze su più attività.

La produzione di eventi complessi richiede quindi responsabilità chiare e persone in grado di valutare queste conseguenze. I project manager devono conoscere il proprio progetto e avere visibilità sulle risorse condivise. Chi segue gli acquisti, la comunicazione o l’accoglienza deve ricevere informazioni utilizzabili e avere tempi sufficienti per svolgere il proprio lavoro. La pianificazione serve anche a rendere chiari questi passaggi.

I volontari hanno avuto un ruolo attivo nella logistica, negli inviti, nelle community e nella produzione di contenuti. Il loro coinvolgimento ha richiesto formazione e affiancamento, con incarichi assegnati e referenti a cui rivolgersi. Per molti giovani, la settimana è stata anche un’esperienza di apprendimento e di contatto con il mondo professionale.

La dimensione umana si è intrecciata con quella tecnica e regolatoria. Ogni luogo ha condizioni proprie da considerare, dalle capienze alle modalità di allestimento. Sicurezza, accessibilità, trattamento dei dati e autorizzazioni incidono sulle scelte di produzione e sui tempi necessari. Chi organizza deve tenerne conto già durante la progettazione e confrontarsi con i responsabili degli spazi e dei servizi.

Project management e intelligenza artificiale per organizzare eventi

L’edizione 2026 ha portato SCAI a sperimentare tecniche di project management e strumenti di intelligenza artificiale a supporto della pianificazione. Le ricerche, il lavoro sulle community e la preparazione dei materiali sono stati alcuni degli ambiti in cui l’AI ha affiancato il team. Il suo utilizzo ha richiesto di verificare le informazioni e ricondurre le proposte alle condizioni effettive degli eventi.

Nella programmazione, per esempio, una sequenza di attività deve tenere conto della disponibilità delle persone, dei tempi tecnici e delle decisioni dei partner. L’AI può aiutare a elaborare e confrontare diverse ipotesi, mentre chi segue la produzione deve valutarne la fattibilità. Il calendario rimane una decisione organizzativa, con conseguenze sul lavoro dell’intero team.

SCAI ha lavorato anche alla digitalizzazione del processo dell’evento, utilizzando strumenti proprietari per la reception e la reportistica, insieme a file condivisi, ricerche e CRM. Il percorso riguarda sia l’accoglienza sia la preparazione dell’evento, dalla raccolta delle informazioni alla gestione dei contatti, fino alle comunicazioni e alla restituzione dei risultati.

Durante un festival diffuso, la qualità del dato diventa un aspetto molto concreto dell’organizzazione evento. Chi accoglie deve poter consultare le informazioni utili all’ingresso. Chi comunica deve avere a disposizione il programma aggiornato. Chi prepara il report deve poter distinguere iscrizioni e presenze. Rendere questi dati utilizzabili dalle diverse funzioni è uno degli obiettivi della digitalizzazione.

La prova sul campo ha offerto indicazioni anche sui passaggi da migliorare. L’utilizzo di strumenti digitali richiede di stabilire chi aggiorna un’informazione, quale versione deve essere utilizzata e come una modifica viene comunicata alle persone interessate. Il lavoro sull’organizzazione continua quindi anche dopo la chiusura degli eventi, attraverso il confronto tra i team e la revisione dei processi.

Organizzazione eventi a Roma e in Italia con un metodo condiviso

Rome Future Week® 2026 ha messo SCAI di fronte a una nuova domanda professionale: come mantenere l’attenzione sul singolo progetto mentre aumenta il numero delle iniziative da gestire in parallelo? La risposta passa dalla progettazione dei format e dalla distribuzione delle responsabilità, facendo evolvere gli strumenti insieme alle competenze necessarie per gestire ogni parte del lavoro.

Per un’agenzia eventi come SCAI, sviluppare strumenti propri significa poter intervenire sul modo in cui il lavoro viene preparato e condiviso all’esterno. La conoscenza delle community contribuisce alla progettazione del pubblico, il CRM accompagna la relazione con le persone e la reportistica permette di valutare ciò che è successo. Collegare queste attività alla produzione sul posto consente di seguire un progetto già nella fase di preparazione e anche dopo la conclusione dell’ultimo appuntamento.

L’esperienza di Rome Future Week® indica una nuova direzione di lavoro per SCAI Comunicazione: costruire metodi e strumenti riutilizzabili, mantenendo la libertà di progettare iniziative diverse. Un’impresa che organizza un Talent Day e un’istituzione che promuove un incontro pubblico hanno obiettivi propri, ma possono beneficiare delle competenze e delle soluzioni sviluppate durante una settimana di questa complessità.

Il lavoro sui prossimi eventi a Roma e in Italia parte anche da qui, dalle produzioni realizzate e dalle correzioni emerse dal confronto con chi le ha seguite.