Per il secondo anno, il Convention Bureau Roma e Lazio, l’organismo ufficiale di promozione dell’offerta e dei servizi di Roma e del Lazio sui mercati nazionali e internazionali della Meeting Industry, sarà partner della Rome Future Week 2024.
In questa lunga intervista abbiamo rivolto alcune domande al Presidente, Onorio Rebecchini, per approfondire le attività di cui si occupa il Convention Bureau Roma e Lazio, l’approccio che lo caratterizza e il ruolo centrale che riveste nella valorizzazione del turismo congressuale sul territorio.
Il Convention Bureau Roma e Lazio (CBReL) assume un ruolo centrale per attrarre congressi ed eventi internazionali a Roma e nel Lazio. Quali sono le vostre attività?
Il CBReL è un organismo che opera nella Meeting Industry, promuovendo l’offerta e i servizi di Roma e Lazio in Italia e all’estero. Nato dalla volontà delle principali associazioni di categoria e delle istituzioni del territorio, Roma Capitale e Regione Lazio, lavora per favorire la crescita del turismo congressuale e di alta gamma della destinazione.
Oltre a promuovere le candidature della destinazione per eventi e congressi internazionali, offriamo supporto diretto ai meeting organizer fornendo loro informazioni dettagliate sul territorio, sulla disponibilità di venue e strutture, sulle opzioni di pernottamento, trasporti e servizi logistici, semplificando notevolmente i processi decisionali per la scelta di una destinazione e ottimizzando tempo e risorse finanziarie.
L’attività di scouting delle opportunità per rafforzare il turismo legato alla meeting industry prevede, inoltre, la promozione diretta della destinazione attraverso eventi show-off della destinazione, road-show, sales blitz e attività di destination marketing.
Qual è l’approccio del CBReL nel fornire supporto strategico e operativo per realizzare un evento di successo?
Per realizzare un evento di successo, oltre alla progettazione iniziale che include pensiero strategico e soluzioni creative, è essenziale innescare le giuste sinergie tra tutti gli attori coinvolti. A tal ragione, il CBReL gioca un ruolo cruciale in questo processo, grazie alla sua vasta esperienza e alla rete di oltre 150 soci e partner altamente qualificati che rappresentano, in modo trasversale, la totalità della filiera congressuale e dell’offerta luxury del territorio.
Il primo passo per stringere le giuste sinergie è quello di coinvolgere i principali stakeholder fin dalle prime fasi di pianificazione, facilitando l’incontro tra domanda e offerta e favorendo il dialogo tra il settore pubblico e privato. Questo approccio collaborativo garantisce che tutti abbiano una visione chiara degli obiettivi dell’evento e lavorino in armonia per raggiungerli al fine di offrire un’esperienza unica ai partecipanti.
Uno degli aspetti più complessi di un evento è il coordinamento logistico e, proprio per questo, offriamo un supporto completo ai meeting organizer in modo tale da garantire che tutte le fasi e componenti dell’evento siano perfettamente fluide e sincronizzate.
Per la realizzazione di un evento di successo, è fondamentale prevedere una strategia di comunicazione efficace e il nostro organismo si occupa della promozione della destinazione attraverso attività di comunicazione e destination marketing, realizzando, inoltre, ricerche e analisi del settore per monitorare le tendenze del mercato al fine di migliorare la qualità dell’offerta. Questo permette di adattare continuamente le strategie promozionali per massimizzare l’impatto dell’evento e rendere più competitiva la destinazione.
Inoltre, per suscitare emozioni e creare un’esperienza memorabile, il CBReL sviluppa fam trip ed experience turistiche altamente personalizzate. Queste attività non solo migliorano l’esperienza di viaggio dei partecipanti, ma li incoraggiano a prolungare il loro soggiorno per scoprire le eccellenze del territorio a 360°. Questo approccio esperienziale è fondamentale per creare ricordi duraturi e rafforzare i legami tra i partecipanti.
Può condividere un esempio di successo di un evento organizzato recentemente a Roma e nel Lazio che ha beneficiato del supporto del CBReL?
La nostra destinazione ha ospitato diversi eventi di prestigio mondiale, grazie alla collaborazione del CBReL con istituzioni e operatori privati e, al momento, stiamo lavorando su diverse candidature internazionali che verranno assegnate entro il 2030.
Tra gli eventi più recenti, solo per citarne alcuni del 2022 che non abbiamo mai ospitato o che mancavano da tempo, possiamo segnalare l’IGTM (International Golf Travel Market), il più grande market place internazionale per operatori turistici specializzati nel golf e che ha registrato la presenza di oltre 700 buyer altamente qualificati, e il Meeting Annuale e l’Assemblea Generale IAPCO (International Association of Professional Congress Organisers), che ha visto riuniti i più rilevanti organizzatori di congressi ed eventi internazionali e ha segnato un momento significativo per la nostra destinazione poiché l’evento non si teneva nella Capitale da circa 40 anni.
Per il prossimo futuro, segnaliamo alcuni degli eventi internazionali che ospiteremo nella Città Eterna: IJCNN 2025 International Joint Conference on Neural Networks) con oltre 1.500 partecipanti e l’IAU 2027 (International Astronomical Union) con la partecipazione di circa 3.000 astrofisici e professionisti del settore provenienti da tutto il mondo.
In che modo monitorate le tendenze del mercato della meeting industry e quali strumenti o metodologie utilizzate per rimanere aggiornati?
Per monitorare le ultime tendenze del segmento, adottiamo un approccio proattivo e multidimensionale, utilizzando una combinazione di strumenti di analisi del mercato, ricerche di settore e collaborazioni con partner internazionali, centri di ricerca e università.
Innanzitutto, il CBReL si avvale di ricerche di mercato mirate e report specifici sulla meeting industry, che permettono di ottenere dati aggiornati sui trend emergenti, le esigenze degli organizzatori e le aspettative dei partecipanti. Queste ricerche comprendono anche analisi comparative con altre destinazioni, identificando le best practice e le aree in cui Roma e Lazio possono migliorare o innovare.
Inoltre, partecipiamo regolarmente a fiere internazionali, conferenze e workshop dedicati al mercato MICE (Meetings, Incentives, Conferences and Exhibitions) che rappresentano occasioni uniche per raccogliere informazioni sulle nuove tendenze, incontrare gli opinion leader del settore e stringere collaborazioni strategiche. Questi happening offrono l’opportunità di confrontarsi direttamente con i principali player mondiali, cogliendo spunti e suggerimenti per adattare le strategie interne.
Un altro strumento essenziale è il dialogo quotidiano con gli operatori locali, una fonte preziosa di feedback e informazioni direttamente dal campo, poiché il tessuto produttivo locale contribuisce, con esperienze e osservazioni pratiche, a un monitoraggio e aggiornamento costante dell’offerta e dei servizi in linea con le richieste del mercato.
Quali sono gli obiettivi a lungo termine del CBReL per migliorare l’attrattività di Roma e del Lazio per la meeting industry?
Il futuro della destinazione non può prescindere dall’impegno quotidiano volto a perseguire la qualità come elemento distintivo della promozione di Roma e Lazio.
Proprio per questo, abbiamo avviato un piano di sviluppo triennale, annunciato lo scorso gennaio, con iniziative e attività che non si limiteranno solamente al contesto congressuale ma abbracceranno anche nuovi segmenti di mercato legati al turismo d’affari, tra cui il lusso e il wedding.
In ottica di sviluppo e crescita economica della destinazione, abbiamo accolto con entusiasmo la costituzione della nuova Fondazione per l’Attrazione “Roma & Partners”, avviando fin da subito una collaborazione sinergica per la realizzazione di eventi, progetti e iniziative di promozione turistica in Italia e all’estero.
In accordo strategico con i nostri referenti istituzionali, ci proponiamo di raggiungere nuovi traguardi e di promuovere l’offerta congressuale regionale in modo più ampio e coinvolgente con l’obiettivo di generare un aumento significativo della domanda a beneficio dei nostri operatori e di tutta la filiera del turismo dell’intero territorio.
Per riportare un esempio, nell’ambito dell’iniziativa nazionale IKL (Italian Knowledge Leaders), stiamo lavorando alla creazione di un “Club Ambassador” regionale con l’obiettivo di identificare e coinvolgere gli Ambassador del territorio, le key-person che rappresentano il capitale intellettuale di Roma e Lazio e che siedono nei board di associazioni internazionali in Italia e all’estero.
Esiste, infatti, un rapporto direttamente proporzionale tra il capitale intellettuale e il numero totale dei congressi ospitati in una destinazione e Roma, con leader locali attivi in diverse centinaia di associazioni internazionali, è la prima città in Italia e tra le prime 7 destinazioni congressuali mondiali (riferimento: ICCA Country & City Rankings 2023). A tal ragione, rimodulare la strategia di promozione affinché i modelli di sviluppo economico prevedano di prendere come riferimento non solo le caratteristiche strutturali e logistiche delle venue e sedi congressuali di una destinazione ma anche la possibilità di puntare sulla conoscenza come acceleratore di sviluppo – prevedendo un maggior coinvolgimento della comunità accademica, delle università e dei centri di ricerca – ha come obiettivo strategico quello di creare un ulteriore valore aggiunto all’offerta turistica di una destinazione.
Inoltre, con la crescente e necessaria attenzione alla sostenibilità, la nostra destinazione deve affrontare la sfida di ospitare eventi a basso impatto ambientale. Per rispondere a questa esigenza, oltre a promuovere la cultura della sostenibilità, collaboriamo con partner locali che adottano pratiche sostenibili come la riduzione dei rifiuti, l’uso di materiali riciclabili, i mezzi di trasporto ecologici e le energie rinnovabili. Tra le varie iniziative in corso, abbiamo avviato una partnership con Equoevento Onlus per contrastare lo spreco alimentare durante gli eventi, creando un dialogo continuo tra PCO, caterer, venue e sedi di eventi con i referenti locali di Equoevento, affinché questi ultimi provvedano al recupero del cibo in eccesso al termine degli eventi per donarlo a enti caritatevoli e case famiglia.
Cosa vi ha spinto a essere partner della Rome Future Week 2024? Come vivrete la II edizione dell’evento?
Abbiamo scelto di rinnovare la partnership con Rome Future Week perché crediamo fortemente nella lungimiranza di questo progetto, che rappresenta un nuovo modello di racconto della destinazione e delle diverse attività imprenditoriali, con una veste innovativa, sostenibile e inclusiva.
Roma, oggi più che mai, rivendica la sua contemporaneità e la sua capacità di accogliere progetti di ampio respiro come questo, che la avvicinano alla modernità delle grandi capitali europee. Inoltre, promuovere il territorio attraverso una serie di eventi diffusi e trasversali, sia nei luoghi sia nella platea di realtà e attori coinvolti, consente opportunità di networking, formazione e aggiornamento, al fine di perseguire obiettivi sempre più sfidanti con elevati standard di qualità.
Proprio per questo, vivremo la seconda edizione della Rome Future Week in modo attivo e partecipativo, contribuendo ai momenti di incontro, ai panel e ai workshop con la nostra esperienza e visione per il futuro del settore. La nostra intenzione è lavorare insieme per far crescere la Rome Future Week negli anni, affinché diventi un appuntamento fisso, imperdibile e in continua evoluzione.
